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付箋ハック(STICKY HACKS)~あらためて付箋の使い方を見直してみる~

仕事で付箋を最初に使った時は、すごく便利だなと感じました。
皆さんもご存知の付箋は、書いたメモを切り離して、いろんな場所に張っておくことができるので、画期的な商品です。
しかし、ただ書いてペタペタ貼っているだけでは、あちこちに情報が散乱するだけです。

仕事を効率よく進めるための付箋の使い方を見直してみましょう。

sticky.jpg

■会議の場で使う付箋

先日、日本ファシリテーション協会関西支部の定例会(5月)に参加した時に、「会議の中で付箋を使う場合のコツ」を教えてもらいました。(講師は、ファシリテーショングラフィックスの著者で有名な加藤さんでした。)

会議の場で、参加者から意見を聞く時に付箋を使うと控えめな人でも発言するようになります。これは、書いてしまうと問題(言いたいこと)が付箋に移動して自分(個人)から離れるので話やすくなるからです。

一般的なやり方は、模造紙を用意して各自が最初に自分の意見を付箋に書いて、書いた付箋を模造紙に貼りながら話を進めていきます。模造紙の中心にはテーマを最初に書いておきます。

  • 付箋に書く字は大きく見やすく書く。(プロッキーがオススメ)
  • 単語だけを書かない。述語をしっかりと書く。「○○が××だ」のように。
  • 1枚に1項目だけ書く。欲張ってあれもこれもと書かない。
  • 付箋(手札)を1人1枚ずつ読んで、何回も巡回させる。
  • 付箋に書かれた意見だけでなく、その背景を聞き出して付箋を付け足す。
  • 最初に1人が書く時間を3分程度にして3枚ぐらいを目安に出してもらい、どのような意見が出そうか(枠組み)を判断する。これを1ターン目とする。
  • 2ターン目で、さらに他の意見を付箋に書いてもらって話を進める。他の人のアイデアに刺激を受けて書きやすくなったり、枠組みが明確になっているのでまとまりやすくなる。
  • 付箋には話し言葉で書く方が良い。難しい言葉にすると何がいいたいのか分からない。擬音を使ってもOK。

(他にも、付箋だけではなく場作りに関係するテクニックも教えていただきましたが、ここでは付箋に絞って紹介しました。)

ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ)
堀 公俊 加藤 彰
4532312884

PROCKEY(プロッキー)12色セット

■読書に付箋を使う

付箋といえば読書に使っている人も多いでしょう。
僕も最近は、読書する時に付箋を使うようにしています。
簡単に読書の手順を紹介します。

<ステップ1>
本を走り読みして、気になった箇所にひたすら付箋をつけていきます。この段階では、できるだけたくさん貼るようにしています。ス付箋を貼ろうかどうしようかと迷ったら時間が勿体無いのでスピードを重視します。1冊1時間~1時間30分を目安。

<ステップ2>
最後まで読み終わったら付箋の貼っている場所を見返します。気に入ったフレーズをメモ帳に書き写していきます。書評を書く場合はデジタルで、書かない場合はロディアに写します。ステップ1で付箋をはったけど、気に入らなかった部分は付箋をはがします。1冊30分~1時間を目安。

<ステップ3>
知り合いにこんな本だったよと話をします。ブログに書評を書いてもよいのですが、口で説明するとさらに自分の中で整理でき、記憶に定着します。1冊5分~10分を目安。

使っている付箋は、無印良品ネットストア[透明付箋紙30枚・5色・15x50mm]です。
無印良品の透明付箋紙は、プラスチック製でしっかりしていて落ち着いた色合いなので好きです。1つ不満なのは、ポストイットの透明見出しのように1枚ずつ連続で取り出せるポップアップ方式を採用してほしい所です。

本に直接書き込みたい場合は、無印良品ネットストア[貼ったまま読める透明付箋紙140x95mm・20枚]を使います。
文庫本よりちょっと小さめのサイズで、全面が半透明になっている付箋紙です。借りた本だと直接書き込みできないので、そういった場合にこの透明付箋紙を張っておいて上から書けますので便利です。

読書中の付箋とブログ活用術 - Casual Thoughtsの中の人は、無印の10mmミニ付箋を気になった箇所に横向きで張っていくそうです。付箋といえば目印として本の端から少しはみ出して張るのが一般的ですが、はみ出さずに張ってもいいかもしれませんね。

■ToDo管理に使う

付箋にやるべきことを書き出してGTD的に使う方法もあります。
僕の場合はロディアを使っていますが、付箋でも同じようなことができますね。

1枚の付箋に1つのタスクを書いておき、ソフトウェアかんばんのようにToDo、Doing、Doneの場所に付箋を貼っていけば、どのタスクが残っているか?どこまで進んでいるか?の見える化ができます。

アナログの強みは、存在感です。付箋は、目のつく場所に張るようにしましょう。付箋が目の前から無くなったら「やった感」が味わえて、気分がすると思います。

メモ帳タイプのポストイットだと携帯しやすくてGTDに適している使えるかもしれませんね。
ITmedia Biz.ID:ポストイットを使ってアナログGTD

■ファイリングに使う

インデックス用の付箋を使えば、書類を分類するときに役立ちます。
クリアファイルに入れるとかさばるので、ちょっとした資料の分類には付箋が適しています。

付箋だと気軽に貼れるので分類する際の心理的ハードルが下がる効果もあるようです。
文具王の「B-Hacks!」:ファイリングのコツ――インデックスは、常に「仮」 - ITmedia Biz.ID

ポストイット・フラッグインデックスハーフサイズの23mm巾×2個

■どうやって持ち運ぶ?

付箋をどこに忍ばせておくかが大事です。
必要な時に無かったりするとストレスになりますからね。

ITmedia Biz.ID:付箋紙の持ち歩きを極める
10倍ブログ(自己啓発編): 付箋紙を持ち歩く。私の方法
が参考になります。

とりあえず思いつく持ち運び方をあげておきます。

  • 名刺入れ・定期入れに入れておく
  • IDカードホルダーに両面テープではっておく
  • 本の間に挟んでおく
  • 手帳に張っておく
  • 専用ホルダーに入れる
  • ・クリアケース付の携帯用付箋を持ち運ぶ
  • 携帯電話にぶら下げる
  • 腰リールでぶら下げる

付箋カバー7575

ミニチュア文具セット コクヨ

■使い方のコツ

シゴタノ! - 付箋のちょっとした使い方20選では、付箋マニアによるいろいろな使い方が紹介されています。

To Do管理・書類整理…フセン4変化:NBonline(日経ビジネス オンライン)では、ビジネスマン向けに付箋の使い方が紹介されています。

3Mのサイトにポストイットの使い方のコツが紹介されているので、こちらも参考になります。


3Mの企画で、旅行券が当たる!「「貼ってはがせるふせん」あなたの使い方教えて!」という懸賞をやっているようです。

トラックバックでも応募できるようなので、とっておきの使い方をもっているかたは応募してみてはいかがでしょうか。(応募締め切りは6月4日)

すでに多くの人が応募しているようです。 応募一覧を見るだけでもヒントになりますね。

■ユニークな使い方

他にも付箋のユニークな使い方があるみたいです。

■オリジナル付箋を注文する

市販の付箋紙は、色や大きさが決まっていますが、オリジナル付箋紙が注文できるサービスもあるので、それを使えば自分の好きなフォーマットで付箋を作ることができます。

ポスト・イットR オンラインプリント i-Note
Web上でデザインしてオリジナルの付箋紙が注文できるサービスです。写真やイラストも取り込むことができるので、自分だけのユニークな付箋紙を作れますね。大きさも4つのサイズから選べます。

自分でデザインするのが苦手な方は、公開されているポスト・イットR オンラインプリント i-Note | テンプレート一覧を参考にしてみるといいかも。

手頃な予算で「ポスト・イット」をオーダーメード ~ポスト・イット オンラインプリント i-Note(住友スリーエム) - 日経トレンディネットでは、印刷のクオリティなどを実際に試されています。

名刺の裏面にのりをつけて付箋紙のように使える名刺注文サービスもあります。
名刺-it(名刺・イット)~名刺、貼りませんか?~
付箋タイプの名刺があれば、配布資料などにペタっと張れるので便利ですね。(1セット50枚綴りで税込み840円)

こちらでは、好きな色の組合せの透明付箋を注文できるようです。パステルカラーは、楽しい気分になりますね。
パステルカラーのマイ付せん(ふせん工房):日経ネットナビ

■付箋を自分で作る

やっぱり、自分の好きな形で付箋を手作りしたいという方は、貼ってはがせるインクジェット用紙を使うとプリンターに印字したものが付箋のように貼ったりはがしたりできます。
住友スリーエム「貼ってはがせるインクジェットプリンタ用紙」(ポスト・イット ピクプレ)

また、はがせるテープのり(ドットライナー)を使ってメモ用紙を付箋紙代わりに使う方法もあります。
ITmedia Biz.ID:その場でサクサク仕事を片付ける
これだと、どんな紙も付箋になっちゃいますね。

ドットライナー(貼ってはがせるテープのり)黄色

■付箋ソフトを使う

デスクトップに付箋を貼るソフトを使っている人も多いでしょう。
有名どころを紹介しておきます。

■オンラインの付箋サービスを使う

最近では、オンラインの付箋サービスもたくさん登場しています。
オンラインの付箋サービスを使えば、情報を一元管理することができたり、共有することもできます。

■付箋の将来

書いた内容を検索可能で、どこに貼ったのかもわかる付せん紙「Quickies」 - GIGAZINE
やっぱり、アナログとデジタルの融合ですね。付箋にRFIDが埋め込まれて市販される時代がやってくるかもしれません。

付箋といえども、いろいろな使い方やコツがありますよね。
みなさんも付箋ハックを試してみてください。



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