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GTD + R ワークフロー

GTD + R (Getting Things Done + RHODIA)のワークフローをまとめてみました。
今までの紹介では、理解しにくかった部分も補足して説明したいと思います。

毎朝の作業と日中の作業に分けて書いています。

一番初めは収集から行ってください。
GTDでもこの収集が最初のキモとなる作業です。
ITmedia Biz.ID:GTDに役立つトリガーリスト
に収集に役立つポイントがまとめられていますので、すごく参考になります。
ただ、個人的には初回の収集に時間をかけすぎると気分的に大変と感じてしまうので、30分~1時間の間で最初のやるべき作業の洗い出しをすれば良いと思います。
なぜなら、日中に作業を思いついたらすぐにメモする習慣の方が大事だからです。そうすることで、自然とやるべき作業が集まってきます。だいたい1週間続けているとタスクがまとまってくるはずです。

そして、毎朝の作業が「GTD + R」の一番メインの作業となります。
自分の机の上にフィールド(場)置いて、ポケットを並べると準備が完了です。
後は手順に従ってタスクシートを処理していくだけです。
フィールドを見れば全体の流れが視覚的に掴めると思います。

GTDが困惑する1つの原因としてプロジェクトリストがあります。そのタスク(仕事)が複雑である(1回のアクションでは終わらないような作業)かどうか判断して、複雑な場合はプロジェクトリストに入れるという所です。
私は、プロジェクトリストをあえて無くしました。
その理由は2つあります。
1つ目は、タスクシートに必ず次のアクションを書くというルールを加えるからです。次のアクションを書くことを「タグ付けする」と呼んでいます。このタグ付けがされていないタスクは複雑な作業であると判別できます。
2つ目は、レビューを毎日、週次、月次で行うことをルールとし、その際にタグ付けされていない(次のアクションが決まっていない)ものを再度見直すタイミングを作っています。
従って、複雑な仕事であっても、一旦、WEEKやMONTH、SOMEDAYといった、いつやるかのポケットに入れることにしています。

そして、GTDを初めてやった時に衝撃を受けた「2分ルール」です。2分以内にできるものは、いますぐやる!これは非常に効果的なプロセスです。すぐできるものを自然に優先順位を上げて作業することで、全体のタスクの割合を減らすことができます。
「GTD + R」でも、この効果は継承しています。しかし、少し違ったやり方をします。
すぐできるタスクシートはフィールドに残しておくというルールです。このことにより、最後までフィールドに残ったタスクがすぐやるものとなります。ここでは、振り分けを先に行うことが効果的な手順だと考えました。
人間は、同じ事を繰り返してやる方が得意です。そして、その繰り返しのループはリズムが重要です。リズムよく進めていくと最高のパフォーマンスが期待できます。
GTDでは、1つのタスクを処理するプロセスの中に2分ルールが入っているため、2分以内のタスクを終わらしてから次のタスクを処理することになり、リズムが失われてしまいます。
「GTD + R」では、振り分けに専念することで、すぐできるタスクは振り分け後に処理することになります。こうすることで、振り分けのリズムは崩れず、すぐできるタスクもかためて集中的に行うことができるのです。

最後に、今日やるタスクは持ち歩くということです。
仕事は一つの場所で行うケースばかりじゃないからです。
出張や打ち合わせなどの別の場所や、買い物や電車の中の移動中にタスクを処理する場合もあるでしょう。
その為、今日やるタスクは常備しておく。そのためにTODAYポケットがあります。
TODAYポケットは、胸ポケットなどの入れて持ち歩くことをオススメします。

そして、TODAYポケットの裏にはINBOXポケットがあります。
これは、日中に新しい仕事(タスク)が生まれることが、一番自然なことだからです。
その新しい仕事が生まれた瞬間に、タスクシートに書いてINBOXに入れることができます。

この「GTD + R」を考える上で一番悩んだのが、毎日定期的に繰り返し行う仕事をどうするかです。
例えば、「花に水をやる」というタスクを毎日したい場合に、GTDのワークフローに入れておけば忘れずに処理することができます。
そこで、「GTD + R」では、定期的に行うタスクは、タスクシートに赤字で書くというルールを付けました。
そうすることで、他のタスクと区別できます。そして、そのタスクを処理し終わった場合に、タスクシートをゴミ箱に捨てずINBOXポケットに戻してあげます。このように、うまく循環を作るようにしています。

まだまだ、拡張するべきところがあると思います。
みなさんの、ご意見をお聞かせ頂けると幸いです。

GTD + R ワークフローのPDFをこちらからダウンロードできます。
GTD + R ワークフローのダウンロード


<参考サイト>
MobileMemo Weblog: GTDの文章化
GTDのワークフローをまとめておられます。



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コメント (3)

mobilememo weblogとmobilememobizへのトラックバックありがとうございました。最近はRememberTheMilk+携帯でGTDを実践しています。いろいろと参考にさせていただきます。

>GTDでは、1つのタスクを処理するプロセスの中に2分ルールが入っているため、2分以内のタスクを終わらしてから次のタスクを処理することになり、リズムが失われてしまいます。
>「GTD + R」では、振り分けに専念することで、すぐできるタスクは振り分け後に処理することになります。

なるほど。
2分ルールのつもりでも、、実際には2分で終わらないものが多かったりしてますので、よけいにリズムが失われてる感があります。この「振り分けに専念」というアプローチを取り入れてみます。

参考になりました。

はじめまして
>私は、プロジェクトリストをあえて無くしました。
目からうろこが…
プロジェクトリストに入れてしまうので、
細切れに出来ずに残ってしまいがちなのかも…
さっそく取り入れさせていただきます^^
ありがとうございました。
ではでは、応援♪応援♪ぽちっ♪

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