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ロディアで効率的に仕事を依頼する方法

仕事は自分だけで完結しないものが沢山あります。
仕事の依頼の仕方によって、スムーズに相手が片付けてくれる場合と、なかなか応答がなかったり、忘れられたりと困ったことがおきる場合もあります。

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そこで、私が普段使っている依頼方法を紹介したいと思います。

(1)メールで仕事の依頼内容を送る
相手にお願いする内容を整理して文章にします。
できるだけ簡潔にまとめるのがポイントです。
あまりにも長ったらしい依頼内容だと頼まれた方はヤル気が起こりません。
最低でも「いつまでに何をどのようにすればよいのか?」は伝えるべきです。
もし、依頼内容だけでは理解できなかったり、いつまでにすればよいか指示されていなかった場合は、返信をして聞いておくようにしましょう。
あいまいのまま依頼を受けてしまうと、それが後で認識違いになったり、モヤモヤした依頼のままでストレスのもとになってしまいます。


(2)電話で依頼内容を確認する
最近はメールだけで依頼を済ます人も多いのですが、メールが読まれていないケースも考えられます。
スパムメールと間違えて、大事な依頼が宙ぶらりになってしまっては大変です。
メールで依頼した後は、電話でも依頼内容の確認をしておきましょう。
メールを送った直後だと電話しても、まだメールを読んでいない時があります。この時に「メール送っておいたから後で読んでおいて」だけだと忘れられる場合があります。せっかく電話したのですから、依頼の要点だけでも伝えておき、詳細はメールで確認してもらうようにしましょう。
もし、不在だった場合は面倒でも折り返し電話をしてもらうようにしましょう。その方が相手もきっちりと依頼内容を確認しようとするはずです。


(3)ロディアに依頼事項を書いて渡す
依頼する相手と直接話しできる場合は、電話ではなく直接伝える方がベストです。
そこでロディアに依頼事項を書いて渡すことをお勧めします。
「お願いしますね!」と言葉だけで伝えずに、「これをお願いしますね!」と言ってロディアのシートを渡せば、相手はその依頼された内容が目の前にあるので、忘れたり後回しにしなくなります。
GTD+Rでは気になっていることをロディアに書き出しますが、その時に依頼することも書き出して、相手に渡すようにしましょう。
この効果は絶大です。渡された方は自分のやるべきことがシートとして目の前にあるので、やることが明確になり期日を忘れたりすることがなくなります。そして、必ずといっていいほど、そのシートは「これ終わったから!」と言って依頼者に戻ってきます。


私はできるだけ、ロディアで依頼するようにしています。もしかしたら戻ってこないかも?と思うかもしれませんが、もし戻ってこなかったとしても一度自分でロディアに書き出しているので脳は記憶してくれていますよ。



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