eXtreme Gadget トップ > 2007年02月
スポンサード リンク

« 2007年01月 | メイン | 2007年04月 »

2007年02月 アーカイブ

2007年02月12日

GTD + R 「かんばんプラグイン」

「GTD + R」を実践していて、本当に良かったと思います。
一番効果があったのは、やるべき仕事を忘れずに優先順位を決めながら進められるようになったことです。
「GTD + R」は、心の中のモヤモヤが無くなった(ストレスフリー)状態を作り出し、自分自身の作業効率がアップしていることが体感できる素晴しいシステムです。

しかし、私は「GTD + R」を続けていく中で一つだけ疑問に感じることがでました。
やるべき仕事のスケジューリングをどうするのが、ベストなのか?
という事です。



皆さんは、スケジューリングをどのようにして行っていますか?
私の場合、WEEKLY SCHEDULE(予定表)に1時間単位で予定を書き込んでいますが、ここに書き込んでいるもの全てがタスクではありません。
なぜなら、当日の朝になるまで、やるべき仕事の整理が完全にできないからです。 予定表には、抑えておきたいイベントをメインに書き込んでいるのです。
予定表に書かれていない空き時間も含めて1日の仕事です。

私は、完璧主義では無いので予定表に事細かに全てのタスクを書き込むことはしません。
それに、予定表には変更が付き物です。その変更に振り回されてしまっては、ストレスフリーとは言えないでしょう。

そこで、今日やる仕事をスケジューリングする最適な手法を考えることにしました。

「GTD + R」では毎朝、レビューを行う習慣があります。
フィールド上に集めたタスクを整理していき、今日やるタスクだけを残すようにしています。
そして残ったタスクをTODAYポケットに入れて処理していきます。

この処理する部分にプラグインとして
トヨタ生産方式で有名な「かんばん方式」を組み込みます。
※トヨタ生産方式については、トヨタ自動車のページをご覧ください。

私は、このプラグインを
「かんばんプラグイン」
と名付けることにしました!


ソフトウェアエンジニアの方は、「ソフトウェアかんばん」というものを聞いたことがあると思います。
私も「ソフトウェアかんばん」は、良く使う手法です。これは、プロジェクトメンバー(チーム)のタスクを壁に張り出して“見える化”することができる画期的な手法です。
「GTD + R」で扱うのは、チームのタスクではなく、自分のタスクです。
そこで「ソフトウェアかんばん」を、自分が今日やる仕事(タスク)の“見える化”する手法としてアレンジしたものが、「かんばんプラグイン」なのです。

「かんばんプラグイン」の考え方は、非常にシンプルです。
用意するものは、「かんばんシート」「GTD + R」で使っている「タスクシート」だけです。


「かんばんシート」


「タスクシート」

「かんばん」というぐらいなので、目に付く場所になければ意味がありません。
「かんばんシート」を机の端で邪魔にならない、見える場所に置いてください。
「置く場所なんか無い!」という方は、先に机の整理することをお勧めします。
なぜなら、整理されている机で仕事するのと、散らかった机で仕事するのとでは、前者の方が効率良く仕事できるからです。

「かんばんシート」には、3つの領域があります。
この3つの領域は、
  • Doing(実施中)
  • Todo(やるべき仕事)
  • Interval(合間にする仕事)
に分かれています。
※各領域は、信号機のように赤・黄・青に色分けしています。

では、実際にどのように進めていくかを見ていきましょう。

※最初にお断りしておきますが、この「かんばんプラグイン」はデスクワーク(机の上で仕事をする人)向けです。営業の方など外出してお仕事されている方には不向きです。予めご了承ください。







「かんばんプラグイン」のマニュアルPDFをダウンロードしてお読み頂くと、「かんばんプラグイン」の進め方が全て分かります。
一緒に「かんばんシート」もダウンロードしておいて下さい。

「かんばんプラグイン」のマニュアルPDFをこちらからダウンロードできます。
ダウンロードは、無料です!
「かんばんプラグイン」マニュアルのダウンロード

「かんばんシート」をこちらからダウンロードできます。ダウンロードは、無料です!
「かんばんシート」のダウンロード


スポンサード リンク

かんばんプラグイン【タスクの認識】

まず、「GTD + R」で整理済みのTODAYポケットにあるタスクを取り出します。
このTODAYポケットには、今日やるべきタスクが入っているはずです。
しかし、全てのタスクが洗い出されていないかもしれません。
もう一度、予定表(スケジュール帳など)を見ながらタスクシートに書き出してください。



そして、”仕事の合間にできるちょっとした作業”もタスクシートに書き出してください。
これは、日常業務かもしれません。
例えば、メール送信だったり、mixiのチェック(^^)だったり。が考えられますね。
同じように、休憩もタスクシートに書き出してください。
※私の場合は、コーヒーブレイクの意味で「コーヒーカップ」の絵をタスクシートに書きます。
1日3回休憩する予定であれば、3枚書きます。
休憩をタスクシートに書くことは最も重要な事です。
仕事には休憩が不可欠です。F1レーサーがピットインするように、私達も適度に休憩を入れることが最終的なゴールへの近道なのです。もちろん、休憩の回数は個人によって様々ですので、自分なりの休憩回数を考えてください。









かんばんプラグイン【当日のスケジューリング】

仕事の順番と開始する時間を整理していきます。

”仕事の合間にできるちょっとした作業”については、右上にその作業を行うのに必要な作業時間を書きます。(例えば、30分)



会議や打ち合わせなどで時間が決まっているタスクシートの右上に開始時刻を書きます。(例えば、11:30)
そして、その他の仕事の順番を決めながら、タスクシートの右上に開始時刻を書いていきます。



タスクシートを先に行う仕事が上にくるように並べ替えます。(ソート)



ここで、テクニックとして「タスクシャッフル」という方法があります。
仕事はどれを先にやっても構わないといった場合、トランプをシャッフルするかのようにタスクシートをシャッフルすることで、順番を決めます。







かんばんプラグイン【タスクの配置】

先程のタスクシートを「かんばんシート」に配置していきます。
  • 右上に作業時間を書いているタスクシートを「Interval」の領域に置きます。
  • 右上に開始時刻を書いているタスクシートを「Todo」の領域に置きます。









かんばんプラグイン【タスク(仕事)の開始】

いよいよ、仕事を開始していきます。
まず、「Todo」領域の一番上のタスクシートを「Doing」領域に移動します。

「Doing」領域の一番上のタスクシートに書かれている仕事を始めます。



この時の「かんばんシート」を見て下さい。
  • 今やっている仕事+開始時刻
  • 次にやる仕事+開始時刻
  • 合間にできる仕事+所要時間
これらの情報を一瞬で見て判断することができるのです。

まさに、自分の今やっている仕事が”見える化”されている状態です。







かんばんプラグイン【タスク(仕事)の完了】

仕事が完了した場合、2つの手段があります。
(1) 次に予定している仕事を着手する。
(2) 合間にやろうと思っている仕事をする。

では、(1)をするのか、(2)をするのかの判断をどのようにするべきか?
仕事の”見える化”がされているので、答えは簡単です。

  • 次にやる仕事(Todo領域のタスクシート)の開始時刻まで、あと何分残っているか計算します。
  • その残っている時間の間に、合間にやろうと思っている仕事(Interval領域のタスクシート)ができるか判断します。判断は、タスクシートの右上の作業時間を見れば分かります。

このようにして、時間に余裕がある場合は、合間にやろうと思っている仕事を行い、余裕が無い場合は次の仕事に着手することができます。
合間にやろうと思っている仕事は、複数あるかもしれません。その場合は、残り時間の間にできるものを選べば良いのです。

そして、タスクシートを「Doing」領域に移動します。
後は、繰り返しですので、「ToDo」「Interval」領域のタスクシートが全て無くなった時点で、1日の仕事が終了です。









かんばんプラグイン【かんばんプラグインの効果】

今まで、片手にスケジュール帳を見ながら、次に何をするんだっけ?
とやっていた方は沢山いると思います。
又、集中してする仕事の最中にメールのチェックなど、合間にできる仕事を割り込ませてしまい、効率が低下している時もあったのではないでしょうか?

「かんばんプラグイン」を導入することで、今日やる仕事が”見える化”されます。
判断基準も明確です。
仕事の効率を下げる最も悪い要素は、「迷い」です。

次に何をしよう?これを先にやったほうが良いかな?
このような迷いを無くすことが、仕事を効率化する上で重要です。
「かんばんプラグイン」は、この「迷い」を取り除いてくれるはずです。









かんばんプラグインで段取り上手

仕事に休憩が必要か?
もちろん必要に決まっています。

では、いつ休憩取るのが、最も効率が良いか?
仕事の区切りが良い時です。

区切りとは?・・・・・
それは、見えません。
区切りは、仕事をやっている最中に、自分で判断していることが多いからです。

  • 休憩がうまくとれていない!
  • 仕事にうまく集中できない!
  • ついつい後回しになってしまう!

これをやった後に、次にこれをやって、途中でこれをやって・・・
そんな事を頭の中で考えていました。
私も正直、そういうことが多くありました。

しかし、「かんばんプラグイン」の手法で、何かが変わりました。
それは、段取りが上手になったということです。
「かんばんプラグイン」を実践することで、自然と段取り力が身についてくるのです。
もちろん、段取り上手な方にとっては、必要が無い手法かもしれません。でも、そうで無い方や、今よりも効率良く仕事をしたい方は、是非お試し頂ければと思います。


最後に、なぜ「GTD + R」なのか?を一言だけお話します。
仕事というのは、いつの間にかマンネリ化しています。そして、時間が掛かっている事でも普通に思えてしまいます。
このやり方はマズイのでは?と気付くことが大事です。
私は、「GTD + R」がこの”気付き”を与えてくれるのではないかと思っています。
「かんばんプラグイン」を考え付いたように”自分の仕事の進め方を改善することができる”
それが、「GTD + R」の魅力だと思います。







GTD + R × トヨタ生産方式 = 今日やる仕事の”見える化”

皆さん、トヨタ生産方式というのはご存知でしょうか?
トヨタ生産方式は、「異常が発生したら機械がただちに停止して、不良品を造らない」という考え方と、各工程が必要なものだけを、流れるように停滞なく生産する考え方(「ジャスト・イン・タイム」)の2つの考え方があります。
特に、生産性を向上させる方法として「ジャスト・イン・タイム」は、生産現場の「ムダ・ムラ・ムリ」を徹底的になくし、良いものだけを効率良く造る。ことで広く知られています。

私も、平鍋さん(株式会社チェンジビジョン代表)の公演で、初めて知りました。
ソフトウェアを開発する工程で、トヨタ生産方式が活用できると聞いて初めはピンとこなかったのですが、「ソフトウェアかんばん」「あんどん」などのプラクティスを試していくうちに気付きました。
自動車を作るのもソフトウェアを作るのも「造りだす」工程で共通する部分があるのです。
良い製品を効率良く造り上げるには、”見える化”することが一番効果的です。
人が作っているのですから、人の目で判断できなければいけません。
機械やコンピュータに任せきりで、いつの間にか出来上がっているでは、その途中で何かトラブルがあっても気付きません。

これは、個人の仕事として捉えても同じでは、ないでしょうか?
自分の仕事が”見える化”されていれば、的確な判断をいつも行うことができます。

私は、「GTD + R」を考え実践している中で、”見える化”できていない部分に気付きました。
それは、今日やる仕事が時間軸の上で”見える化”できていなかったのです。

この仕事を何時にやって、次の仕事は何か?そして、合間に何か仕事ができるか?
これらの事を頭の中で考えながら仕事をしていたのです。
これを”見える化”すれば、自分の仕事を効率良くできるのではないかと考えました。

そこで、「GTD + R」と「トヨタ生産方式」の見える化を組み合わせた新しい手法を思いつきました。
それが、「かんばんプラグイン」です。
「かんばんプラグイン」は、プラグインと呼ぶぐらいですから、「GTD + R」のプラグインです。
「GTD + R」と組み合わせて行うことを前提としています。

「かんばんプラグイン」では、自分のタスク(仕事)の時間軸が明確になります。
今やっている仕事、次にやるべき仕事、もし早く終わったら合間にできる仕事
これらの”見える化”を実現します。
そして、時間の「ムダ・ムラ・ムリ」を無くすことで、タスク(仕事)の効率アップを行うことができます。

「かんばんプラグイン」を行うのに、特別なツールは必要ありません。
「かんばんシート」と呼ばれるA4用紙1枚を机の上に置いて、タスク(仕事)をメモした用紙「タスクシート」を並べるだけです。
少しだけのルールと考え方を理解すれば、すぐにでも始めることができます。

皆さんの仕事も”トヨタ自動車の工場”のように生産性が上がることを期待しています。

こちらのページに「かんばんプラグイン」の進め方を詳しく掲載しております。

※ご意見ご感想がございましたら、コメント頂けると幸いです。


見える化する技術「かんばん方式」関連のリンク

TRICHORD タイムボックスマネジメントを実現するプロジェクト管理ツール
タイムボックスマネジメントを実現するプロジェクト管理ツールです。ソフトウェア開発プロジェクトの状況を、時間、作業、人(とき、こと、ひと)の三つの視点から見える化します。
見える化を実現しているソフトウェアは、これしかないでしょう!

「見える化」でソフトウェア開発! ~オブジェクト指向実践者の集い(第 3 弾) 参加レポート~
ソフトウェア開発でどのように「見える化」していくかがまとまっています。

Stop-the-Line Culture - 自働化のルーツ - An Agile Way [ITmedia オルタナティブ・ブログ]
株式会社チェンジビジョン代表、平鍋さんのブログ。平鍋さんの公演で、「ソフトウェアかんばん」を初めて知りました。最も尊敬している方です!

nDiki: ソフトウェアかんばん (2005-10-28)
「ソフトウェアかんばん」を実際に実践したレポートが書かれています。

トヨタ生産方式とは何か?
トヨタ生産方式に学ぶ「リーンソフトウェア開発」についてまとめられています。すごく参考になります。

トヨタ生産方式とXPに学ぶソフトウェア開発の「見える化」
組み込み系の方のソフトウェア カイゼン交流会レポートです。

ソフトウェア活動における見える化活動
ソフトウェア開発の見える化実践レポートです。実際に取り組まれてどう感じたのかがよくまとまっています。

100円ショップで、ソフトウェアかんばんの材料を調達。 SH
100円ショップで、「ソフトウェアかんばん」をどうやって作るかが紹介されています。

Agile ? Talpa memorandum
「現場力を高める見える化手法 プロジェクトファシリテーション」の勉強会をレポートされています。要点がまとまっています。

強い現場を実現する“見える化”:“見える化”を支援するテクノロジ(1) - ZDNet Japan
見える化とは何か?がまとまっている記事です。

せつないぶろぐ : かんばん@Webについて
「ソフトウェアかんばん」をPHP+Ajaxで開発されています。



本サイトについて

スポンサード リンク

最新のトラックバック




ブログ検索
ブログランキング・にほんブログ村へ

blog-navi
ブログランキング
ブログ検索☆BITZ
BLOGGER!ブログ検索&ランキング
BS blog Ranking